弗吉尼亚州：州务卿认证被拒绝的原因
- USnotary
- 2022年8月10日
- 讀畢需時 1 分鐘
已更新：2022年12月2日
当您提交文件申请海牙认证或州务卿认证时，请确保对该文件的公证是正确合格的。如果某些文件不允许做公证，那么应满足其他要求。切勿尝试在没有任何准备的情况下申请海牙认证。为了节省时间和精力，欢迎您向我们的专业人士咨询或向我们发送问询以寻求指导。
1. 为什么已完成公证的文件会被拒绝？
每个弗吉尼亚公证员在就职时都会宣誓，表明他们在公证文件时，将遵循一套特定的指导方针。公证可能因多种原因被拒绝，包括但不限于：
没有具体的公证词（公证词或公证声明必须反映公证的具体行为。例如，签名公证或复印件公证）；
没有写明公证的城市或县名称；
公证员的注册号码未提供或不正确；
公证员的任命有效期未提供或不正确；
公证员的印章未提供或不正确；
公证员的印章信息与其被任命的名字不相同；您可以在这里验证该公证员的任命信息
公证员没有签名；
公证日期超过了12个月；
文件没有写日期；
公证词必须是英文；
公证词必须在一页纸上；
公证时所需的信息应包含在公证词中，而不仅仅是在文件内容里；
提交的文件是公证件的复印件。
为避免延误处理，请务必在将文件提交给弗吉尼亚州务卿办公室之前，查看您的文件，确保其已包含所有信息。
2. 为什么我的重要记录文件（Vital Record）会被拒绝？
重要记录文件（如出生证/结婚证/离婚证）可能因多种原因被拒绝，包括但不限于：
该文件不是在过去12个月内由弗吉尼亚州重要记录部门（Virginia Department of Vital Records）签发的。要获取最新的文件，请访问Vital Records网站，通过电话804-662-6200与他们联系，或联系您当地的DMV；
该文件是复印件；
该文件已被更改或篡改；
该文件已完成公证。根据法律，弗吉尼亚公证员不能对重要记录文件进行公证；
该文件是由弗吉尼亚州以外的其他州签发的；或者
该文件是由其他国家签发的。
3. 为什么我的法院文件会被拒绝？
法院文件可能因多种原因被拒绝，包括但不限于：
该文件已超过12个月；
该文件没有包含官方记录认证（Certification of Official Record）或三重印章（Triple Seal）；
法院书记员/副书记员的姓名不清晰；
该文件由其他州的法院签发；
该文件由联邦法院签发；
缺少文件的签发日期；或者
该文件是复印件。
请联系签发该文件的法院，以获得正确的可以用作国际认证的文件。弗吉尼亚州法律禁止对重要记录文件（无论是原件还是核证副本）进行公证。
4. 公证员不能公证的文件有哪些？
法院签发的文件或重要记录文件不能进行公证。没有例外。而且这些文件必须在过去12个月内签发。
此类文件包括：
重要记录文件（出生证、死亡证、结婚证、离婚证、单身证明）。
弗吉尼亚巡回法院出具的婚姻记录。巡回法院文件应包含官方记录认证（Certification of Official Record）或三重印章（Triple Seal）。 除了（副）法院书记员的姓名和签名外，日期也必须反映在文件上。
弗吉尼亚州签发的巡回法庭文件（离婚法令、姓名变更、单身证明）。
5. 如何确保我的公证文件是正确合格的？
为了使您的公证文件得到认证，公证员需要提供并完成以下七项信息。
签署文件的县或城市名称；
文件公证的日期；
公证词或公证声明——被公证的内容（即签名公证、复印件公证或宣誓公证）；
公证员的签名；
公证员的委托期限日期（月/日/年）；
公证员的注册号码；
公证员的清晰可复印的印章，其姓名与州政府的记录完全匹配。
您可以在此处验证您的公证员姓名。该名字必须与州政府的记录完全匹配。
州政府可以接受文件不是以英文书写的，但公证词/声明必须是英文。
如果您不想花过多的时间和精力，最好的办法是让专业人士为您服务。
💁♂️ 对于地方和州内文件，或经过当地公证员公证的文件，您需要完成州务卿海牙认证：
💁♂️ 对于联邦文件，您需要完成美国国务院海牙认证：
美国公证认证中心（American Notary Service Center Inc.）为广大客户提供公平、快速、保密、专业的文件公证和认证服务，向在社会上和经济上处于弱势的群体所领导的小企业提供各类援助计划的认证申请服务，帮助小企业获得联邦政府采购合同、在市场中立足并蓬勃发展。相关资讯请关注官网www.usnotarycenter.com，或通过服务热线202-599-0777和电邮info@usnotarycenter.com咨询。
