若美国公民的出生、结婚、离婚或死亡均发生在美国境内，无需向美国国务院索取相关证明，联系当地的重要记录办公室即可获得。但是对于美国公民在美国境外的出生报告、死亡报告等重要记录文件，则需要联系美国国务院以获得相关文件副本。
申请重要记录副本时，通常需要提供以下材料：
一封经过公证的申请信，信中包含记录所有者的姓名、事件发生日期和地点、申请人的联系方式、签名等。
带照片的有效身份证件。
50美金的申请费。
疫情期间，美国国务院重要记录办公室对于该请求的处理时间为4周左右。由于这些记录的独特性，特别是某些久远的记录，需要进行人工翻阅查询，时间可能长达数月，所以该办公室无法提供加急服务。
若提供的信息满足要求，国务院重要记录办公室会以纸质版形式将副本发送给申请人。由于隐私法要求，国务院不会提供该文件的电子版本。
来源：美国国务院
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